Conceito
O projeto, iniciado em 2018 na associação Découvrir, Genève, Suíça, consiste no desenvolvimento de um sistema informático para a gestão de dados das associações e tem os seguintes objetivos:
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Software sob medida para associações da área da ação social. Não existe no mercado um software suficientemente adequado às necessidades das associações da área da ação social. Os produtos existentes são muito complexos e caros em comparação com os requisitos das associações. Eles são, portanto, forçados a desenvolver um sistema internamente gerando custos de recursos tecnológicos e humanos.
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Modernizar os sistemas informáticos das associações, através da implementação de tecnologias recentes que permitem, ao contrário de tecnologias antigas como o Access, a interligação com serviços de internet como email (gestão de mailings agrupados), bancos (importação de pagamentos), correio escritório (verificação de endereços postais), telefonia (envio de SMS). A interconexão com serviços de internet tornou-se uma necessidade hoje e certamente será ainda mais no futuro. As tecnologias utilizadas também permitem uma experiência mais confortável ao usuário, bem como o acesso remoto.
- Compartilhamento de boas práticas em gestão de TI entre associações graças à utilização de um sistema comum e direcionado para o seguimento associações da área da ação social.
O software já é utilizado na associação Découvrir, substituindo com sucesso o antigo sistema em Microsoft Access (para mais detalhes leia comentários da experiência de uso do sistema nesta associação). Três outras associações, Voie F, Camarada et l’Ecole de parents aderiram ao projeto em 2020. Novas funcionalidades estão sendo desenvolvidas para completar a implantação do software nessas associações. Pretendemos incluir outras associações neste projeto de desenvolvimento conjunto até o final de 2021.
Funcionalidades
O Journal reúne os principais dados do core business e fornece as funcionalidades
necessárias para explorá-los.
Faça a gestão dos dados pessoais dos beneficiários dos seus serviços.
Detalhes de contato, histórico profissional, filhos, etc. Perfis automaticamente vinculados às suas ferramentas de e-mail e calendário e organizados com marcadores.
O Journal permite que você mantenha os dados pessoais dos beneficiários em um único lugar: dados de contato, e-mails, origem, autorização de residência, situação familiar, filhos, experiência profissional, habilidades, etc. Você encontrará automaticamente esses dados em sua ferramenta de e-mail, graças à integração com suas ferramentas de e-mail e calendário (Google, Mailchimp, etc.).
A classificação da formação e das profissões é efectuada de acordo com as normas europeias (C.I.T.E. e R.O.M.E.) para o ajudar a utilizar eficazmente a informação sobre a carreira profissional dos seus beneficiários.
Reunir seus dados de beneficiário em um só lugar permite que você:
- Encontre e compartilhe facilmente informações com seus funcionários, registrando o acompanhamento das ações realizadas com seus beneficiários
- Incluir nas estatísticas as ações realizadas com seus beneficiários
- Facilite o envio de emails ou boletins informativos para o grupo
- Verificação automática da validade de e-mails e endereços postais
- Envio fácil de SMS diretamente do Journal
Gerenciar listas de beneficiários para vários usos.
Esqueça o Excel. Acesse todos os dados com um único clique. Selecione seus beneficiários de acordo com vários critérios e adicione-os facilmente às listas.
Trabalhar com listas de beneficiários diretamente no Journal elimina a necessidade de vários documentos Excel ou Word. As listas no Journal são mais eficientes, pois com um único clique você tem acesso a todas as informações necessárias.
As listas podem ser usadas, por exemplo, para:
- Mantenha uma lista de beneficiários com um determinado perfil (profissional, psicológico, etc.)
- Prepare uma lista de candidatos para um curso, treinamento ou evento
- Prepare uma lista de candidatos para uma oferta de emprego
Você pode organizar suas listas com um ou mais rótulos que você cria de acordo com suas necessidades. Você encontrará automaticamente esses marcadores também em suas ferramentas de e-mail (Gmail, Mailchimp, etc.) para enviar facilmente e-mails de grupo para todos os destinatários de uma lista.
Gerenciar contatos externos à associação.
Financiadores, profissionais mandatados, voluntários, parceiros, empresas, etc. Perfis automaticamente vinculados às suas ferramentas de e-mail e calendário e organizados com marcadores.
Reunir os dados de seu parceiro em um único lugar permite que você:
- Vincule seus parceiros às ações que você registra no Journal, para encontrar e compartilhar facilmente as informações com seus funcionários
- Incluir nas estatísticas as ações realizadas com seus parceiros
- Facilite o envio de e-mails ou boletins informativos para o grupo
Exemplos de parceiros:
- Financiadores e doadores que apóiam sua associação
- Voluntários
- Parceiros na administração pública
- Doadores na administração pública
Você pode organizar seus parceiros com um ou mais rótulos que você cria de acordo com suas necessidades. Você encontrará automaticamente esses marcadores também em suas ferramentas de e-mail (Gmail, Mailchimp, etc.) para enviar facilmente e-mails de grupo para seus contatos externos.
Registre o acompanhamento das ações que você realiza com seus beneficiários e contatos externos.
Histórico de todas as suas atividades, com notas e comentários. Organizado por categorias de serviço de acordo com suas necessidades. A fonte de todas as suas estatísticas.
Os colaboradores da sua associação inscrevem no Journal todas as ações que realizam, com muitas informações como o tipo de trabalho, beneficiários ou outros contactos externos que participaram, comentários sobre a atividade, etc. As ações estão organizadas em serviços facilmente personalizáveis de acordo com as especificidades da sua associação.
Os registros de atividades permitem que você:
- Acompanhe o histórico das atividades realizadas com cada beneficiário
- Facilite o compartilhamento de informações entre os funcionários
- Facilite a obtenção de estatísticas sobre o desempenho de sua associação, para sua própria avaliação, bem como para os financiadores e doadores que o apoiam
Exemplo de serviços e ações:
| Serviços | Ações |
|---|---|
| Boas vindas | Boas vindas e apresentação da associação |
| Cursos | Registro de curso |
| Consulta | Nomeação, consulta, estudo de arquivo |
| Coaching | Entrevista, avaliação |
| Parcerias | Prospecção, organização e participação em eventos |
Obtenha relatórios e estatísticas para você e seus financiadores.
Numerosos relatórios, estatísticas e indicadores de desempenho padrão. Customizável de acordo com suas necessidades.
As estatísticas são importantes para a sua associação porque permitem que você avalie o desempenho do seu trabalho por si mesmo, bem como pelos financiadores e doadores que o apoiam.
O Journal oferece muitos relatórios padrão que permitem cobrir uma ampla gama de suas necessidades estatísticas. Também podemos adaptar o sistema às suas necessidades.
Também é possível inserir estatísticas anônimas para atividades com seus beneficiários para as quais você não precisa registrar dados pessoais. Estas estatísticas anônimas são adicionadas automaticamente às estatísticas pessoais de modo a ter estatísticas completas sobre seus beneficiários e atividades.
Integração com seu e-mail e ferramentas de calendário como Google, Mailchimp, etc.
Encontre seus dados automaticamente em suas ferramentas de e-mail e calendário: perfil de beneficiários e contatos externos, etiquetas, serviços utilizados, horários de aulas e treinamentos, reservas de salas, etc. Enviar e-mails em massa nunca foi tão fácil.
O e-mail, assim como o calendário, tornaram-se ferramentas de trabalho essenciais, por isso devem estar totalmente integrados aos seus dados. O Journal sincroniza automaticamente seus dados com suas ferramentas de e-mail e calendário (Gmail, Mailchimp, etc.).
Benefícios:
- Facilite o envio de emails ou newsletters em grupo. Os rótulos que você cria no Diário são encontrados automaticamente na ferramenta de e-mail para que você possa usá-los para remessas em massa. As etiquetas também são criadas automaticamente para vários tipos de ações, como inscrições em cursos, organização de eventos ou prestação de serviços.
- Acesse os dados de contato diretamente de sua ferramenta de e-mail, sejam eles beneficiários de seus serviços ou parceiros de trabalho externos à associação. Você não precisa inserir esses dados duas vezes: você os insere apenas no Journal.
- Gerencie com eficácia as pessoas que não desejam mais ser contatadas por e-mail. Você mantém seus dados no Diário, mas eles são excluídos automaticamente de sua ferramenta de e-mail.
- Atualização automática da agenda com os horários dos seus serviços (consultas, cursos, formações, reservas de quartos, etc.).
Gerencie seus cursos, treinamentos ou eventos em grupo.
Horários, salas, presenças, palestrantes, faturas, pagamentos, certificados, cartas: esses recursos complementam o registro básico, caso você precise de uma gestão mais completa de seus cursos, treinamentos ou eventos de grupo.
Recursos com upgrade planejados para um futuro próximo, atualmente em desenvolvimento
Gerenciar faturas e pagamentos de taxas de adesão e serviços.
Seus processos de faturamento e controle de pagamento são facilitados pelo fato de os dados estarem centralizados e vinculados no Journal: dados do beneficiário, dados de consumo de serviço, contribuições, datas de faturas e pagamentos, etc. A contabilidade, por sua vez, permanece gerenciada em paralelo com seu software usual.
Recursos planejados para um futuro próximo, atualmente em desenvolvimento
Adaptação e preço
Podemos adaptar o sistema às suas necessidades para acomodar a funcionalidade ausente, desde que as alterações se encaixem no conceito geral do software.
O custo de aquisição do sistema depende da funcionalidade que a associação requer, bem como da extensão das adaptações necessárias. A implementação conjunta com outras associações pode reduzir significativamente os custos de desenvolvimento em comparação com um sistema feito sob medida para uma única associação.
Cada associação que utiliza o sistema traz adaptações e recursos específicos que às vezes são usados e também aproveitados por outras associações. O sistema é o mesmo para todas as associações. Se um recurso não for usado por uma associação, não estará acessível para ele. Como os recursos são usados em comum por todas as associações, alguns detalhes podem não ser úteis para todas as associações (campos, botões, etc.). No entanto, acreditamos que a utilização desses recursos continua bem adequada a todas as associações, pois as necessidades em termos de sistema computacional são muito semelhantes. Observe que cada associação terá seus próprios dados separados de outras associações.
Depoimentos sobre a utilização do Journal na associação Découvrir
No contexto de subvenções recebidas por instituições estatais ou fundações privadas, uma série de indicadores e resultados devem ser fornecidos. Graças ao sistema atual, podemos extrair a maioria das estatísticas solicitadas para cada serviço da associação. Em última análise, queremos que todos os indicadores possam ser calculados automaticamente pelo sistema.
O sistema é de fácil acesso, com ergonomia muito semelhante a um site, com seções / páginas identificáveis e gráficos atraentes (tamanho do texto, cores, identificação de seções, etc.). A equipe de colaboradores rapidamente se familiarizou com esta nova ferramenta, após terem sido treinados em sua navegação.
Durante a implementação do sistema, todos os dados anteriormente contidos no Access puderam ser recuperados, ou seja, desde 2012. Em seguida, o sistema continuou a ser alimentado com novos dados.
O sistema oferece a vantagem de poder gerar, através de palavras-chave, listas de pessoas que correspondam aos critérios procurados (o que é muito útil para identificar candidatos na recepção de uma oferta de emprego, por exemplo). Além disso, uma vez que a Découvrir atua no domínio da integração profissional, foi necessário integrar uma nomenclatura suficientemente detalhada das áreas profissionais e dos ofícios para poder registar e localizar os utilizadores com precisão.
Um recurso recentemente explorado diz respeito à possibilidade de fazer listas de pessoas, para diferentes usos. Isso envolve, por exemplo, listar todas as pessoas interessadas em seguir nosso programa de coaching e treinamento em 2020. Essas listas eram feitas anteriormente em Excel e exigiam um trabalho adicional e tedioso de atualização e verificação entre o banco de dados, data e Excel.
Todos os dados armazenados no Gmail (o serviço de e-mail usado pela Associação) podem ser transferidos para o sistema. Além disso, grande parte dos dados contidos nas tabelas do Excel também podem ser transferidos. Isso ajuda a limitar o número de aplicativos usados no dia a dia, evitando perda de informações ou mesmo erros no registro de dados e economizando um tempo precioso com a redução do número de plataformas de trabalho.
Os dados pessoais dos usuários cadastrados no Gmail são sincronizados automaticamente com os dados do sistema. Isso permite em particular:
- Acessar todos os dados relativos a um usuário diretamente do Gmail (dados pessoais, mas também atividades realizadas com a associação);
- Enviar facilmente e-mails de grupo, por exemplo, para todos os usuários que vieram em 2019;
- Para evitar o envio de e-mails para endereços de e-mail errados.
Para garantir o uso correto e fácil da ferramenta, banners explicando funcionalidades específicas foram inseridos. Isso ajuda a tornar a navegação o mais autônoma possível, em vez de usar um manual do usuário ou entrar em contato com os administradores do sistema.
- Gestão avançada de cursos e treinamentos: atualmente, grande parte da gestão de cursos é feita em Excel. Falta uma gestão mais eficiente de registros, cartas e certificados, monitoramento de assiduidade, etc.
- Gestão de faturas e pagamentos: A gestão de faturas e pagamentos precisa de melhorias. Na verdade, as faturas são enviadas com os boletos vazios, para serem preenchidos manualmente, o que gera potenciais erros. Além disso, localizar pagamentos, faturas e lembretes já enviados é um trabalho tedioso e demorado. Espera-se que os pagamentos sejam importados automaticamente do banco, para não serem lançados manualmente. O envio de mil cartas de solicitação de assinatura uma vez por ano para nossos membros é significativo e seria facilitado pelos novos recursos previstos.
- Verificação automática de endereços postais, bem como de endereços de e-mail
- Compilação de todos os indicadores de desempenho e outras estatísticas
Quem somos nós ?
O software Journal é desenvolvido pela Algoritmo Digital, uma empresa de serviços de TI com sede em Portugal, em colaboração na Suíça com Découvrir Association. O projeto, iniciado em 2018 em associação Découvrir, consiste no desenvolvimento de um sistema informático para as associações de Genebra que trabalham no campo da ação social e têm necessidades semelhantes. Para mais detalhes, por favor leia esta página.
Lins
Analista de sistemas e desenvolvedor de software há mais de 20 anos. Desenvolvimento de soluções de gestão estratégica para a indústria petroquímica.
Lins
Mais de 10 anos de experiência em infraestrutura de TI. Responsável pela instalação, configuração e gerenciamento de soluções de TI.
Contacto
Temos o prazer de realizar uma análise preliminar gratuita e não vinculativa em sua associação, em três etapas:
- 1.Breve identificação das necessidades de sua ferramenta de TI.
- 2.Análise dos prós e contras das seguintes opções: continuar com as ferramentas existentes, melhorá-las, adquirir o software que oferecemos, adquirir software já existente no mercado, desenvolver software personalizado.
- 3.O resultado da análise é fornecido a você na forma de um documento de decisão para ajudá-lo a fazer sua escolha.
Mesmo que o seu campo de atividade não seja a ação social, suas necessidades podem ser parcial ou totalmente atendidas pelo sistema que oferecemos. Também podemos adaptar o sistema às suas necessidades, conforme o caso, de forma a integrar as funcionalidades que faltam.
O custo de aquisição dependerá das características escolhidas e será inferior ao preço de mercado para o desenvolvimento de um sistema personalizado equivalente graças ao nosso abordagem de desenvolvimento conjunto com outras associações.
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